Personal Assistant

Nieuw

bij VANDELANOTTE ++ via VDAB - Berchem (Antwerpen) - Voltijds - ref: 69898020

Hoe ziet je dag eruit?

Deze job wacht op jou! Ben jij een organisatorisch talent dat geniet van het ondersteunen op hoog niveau? Heb jij oog voor detail en kun je goed prioriteiten stellen? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor twee leden van het hoger management zoeken wij een gedreven Personal Assistant die zorgt voor een vlot verloop van de dagelijkse werkzaamheden. Wat ga je doen? Als Personal Assistant ben je de onmisbare rechterhand die ondersteuning biedt bij een breed scala aan taken. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van de agenda, het organiseren van belangrijke vergaderingen en het coördineren van diverse projecten. Je staat zowel intern als extern in nauw contact met klanten, collega’s en andere stakeholders. Jouw takenpakket omvat onder andere: Agendabeheer en planning: Je beheert de complexe agenda's en plant afspraken, vergaderingen en reizen/verplaatsingen. Je zorgt voor een goede afstemming en houdt rekening met prioriteiten en deadlines. E-mailbeheer: Je behandelt inkomende e-mails en zorgt voor de opvolging van belangrijke acties en communicatie. Administratieve ondersteuning: Je zorgt voor het voorbereiden en verwerken van documenten, offertes, contracten en rapporten. Je beheert vertrouwelijke dossiers en zorgt voor een nauwkeurige archivering. Vergaderingen organiseren: Je bereidt vergaderingen voor, notuleert waar nodig en zorgt voor een tijdige opvolging van actiepunten. Daarnaast organiseer je vergaderingen/klantbijeenkomsten. Communicatie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en externe partners en handelt op een professionele en klantgerichte manier. Kortom, je bent dé onmisbare schakel tussen onze klanten, het hoger management en de diverse teams binnen de onderneming. Jouw dagen zullen dus heel gevarieerd zijn, waarbij je zelf jouw job invult en de leiding neemt bij allerhande taken. Klinkt leuk toch?

Wie zoeken we?

Even afchecken Herken je jezelf in onderstaande zaken? Je hebt minimaal een bachelordiploma op zak. Een uitstekende kennis van Nederlands en Frans is een must, een goede kennis van het Engels is een plus. Je kan 5 à 7 jaar relevante ervaring voorleggen, bij voorkeur op directieniveau. Je hebt zin om erin te vliegen en samen verder te groeien! Je bent proactief en ondersteunt de leden van het management waar nodig. Als Personal Assistant sta je sterk in je schoenen en kan je goed om met de verwachtingen van kritische profielen. Je bezit over een noodzakelijke portie durf en assertiviteit, maar weet ook wanneer je voorzichtig moet omspringen met bepaalde (vertrouwelijke) informatie. Je bent een administratief en organisatorisch talent dat goed overweg kan met deadlines en piekperiodes. Je bent dus stressbestendig. Je houdt ervan om autonoom te werken en zelf je agenda te bepalen. Je bent resultaatsgericht. Als aanspreekpunt hanteer je steeds een professionele en klantgerichte communicatiestijl. In de samenwerking met de vennoot hou je van een open, transparante communicatiestijl. Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren Brieven, verslagen, nota's, ... opstellen en redigeren Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...) Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Wat krijg je van ons?

Méér dan een mooi loon Een uitdagende en verantwoordelijke functie waarin je nauw samenwerkt met de leden van het management. Een competitief salarispakket met aantrekkelijke extralegale voordelen, zoals een hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques en een pensioensparenplan. We werken in een 40-urenweek, waardoor je 32 vakantiedagen hebt. Bovendien heb je de optie om een bedrijfswagen te kiezen. Flexibele werkuren in de ruime zin van het woord en de mogelijkheid om van thuis te werken. Jij bepaalt de planning en waakt over de resultaten en deadlines. Een collegiale en professionele werkomgeving waar je jezelf verder kunt ontwikkelen. Ruimte voor persoonlijke groei en de kans om mee te bouwen aan het succes van onze onderneming. We stippelen een persoonlijk groeipad voor je uit en reiken je tal van interne (hello, VDL Academy!) en externe opleidingsmogelijkheden aan. Ben jij klaar om mee te groeien met onze organisatie? Laten we verder kennismaken!