Hoe ziet je dag eruit?
Ben jij de georganiseerde en enthousiaste office manager die we zoeken?
Maxster, een dynamische consultancyfirma gevestigd in Nijlen, biedt op maat gemaakte ondersteuning aan artsen en artsenassociaties op het gebied van management, strategie en administratie. Als Office Manager speel jij een cruciale rol in onze dagelijkse werking: je zorgt voor een efficiënte ondersteuning van onze consultants en klanten en bewaakt de kwaliteit van onze dienstverlening.
Ben jij nauwkeurig, klantgericht en proactief? Hou je van samenwerken in een hecht team met een persoonlijke aanpak? Dan verwelkomen wij jou graag bij Maxster, waar je kunt bijdragen aan het succes van zorgprofessionals!
Wie zoeken we?
· Opleiding: Bachelor in (Office) Management of een gelijkwaardige opleiding/ervaring.
· Ervaring: Ervaring in een vergelijkbare functie is een pluspunt.
· Talen: Uitstekende beheersing van het Nederlands (vloeiend spreken en schrijven).
· Vaardigheden en kwaliteiten:
o Je hebt ervaring met digitale tools zoals Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), SharePoint en Teamleader.
o Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
o Je communiceert helder en professioneel zowel intern als extern.
o Je bent een organisatorisch talent. Je werkt gestructureerd, bewaart het overzicht en hebt oog voor detail.
o Je hebt een proactieve houding. Je denkt vooruit en neemt initiatief waar nodig.
· Je hebt een rijbewijs B.
Brieven, verslagen, nota's, ... opstellen en redigeren
Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren
Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren
De activiteiten van een team coördineren
Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren
Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
Wat krijg je van ons?
· Een halftijds contract van onbepaalde duur met mogelijkheid tot uitbreiding.
· Werken vanuit ons kantoor in Nijlen, aangevuld met beperkte mogelijkheden voor thuiswerk.
· Een uitdagende en gevarieerde job.
· Een aantrekkelijk salaris in lijn met jouw ervaring en vaardigheden.
· Glijdende werkuren.
· Een professionele, ondersteunende en collegiale werkomgeving.
Niet meer bewaren