Office Manager

Nieuw

bij TRIGINTA MANAGER via VDAB - Zwijnaarde - Voltijds - ref: 69663508

Hoe ziet je dag eruit?

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het beheer van de dagelijkse operationele en administratieve taken van ons kantoor. Je coördineert en organiseert de werkzaamheden, zodat alles soepel verloopt en iedereen zich kan concentreren op zijn of haar verantwoordelijkheden. Heel concreet ben je verantwoordelijk voor onder andere volgende taken: De dagelijkse operationele en administratieve taken coördineren Bezoekers op een warme manier verwelkomen Fungeren als centraal aanspreekpunt van interne en externe communicatie Facilitaire taken zoals onderhoud en bijhorende contracten coördineren Beheren van budgetten en aankopen De agenda’s van het management mee beheren en praktische ondersteuning bieden waar nodig Ondersteuning bieden bij HR-taken zoals de verwelkoming van nieuwe collega’s of het opvolgen van personeelszaken zoals verlofaanvragen Organiseren van teammeetings en teambuildings, en meehelpen bij externe evenementen Afhankelijk van je ervaring mee ondersteuning bieden aan andere afdeling zoals IT, Finance en Legal.

Wie zoeken we?

Je kan terugvallen op een zekere ervaring in een vergelijkbare functie. Je blinkt uit in communicatie en organisatie Met je professionele en sympathieke uitstraling vorm je mee het visitekaartje van ons bedrijf Als een echte multitasker voel je je snel thuis in onze dynamische omgeving Je kan prioriteiten stellen en structuur geven aan de diversiteit van taken Naast je goede kennis van Nederlands is kennis van Frans en Engels een plus Nieuwsgierig kijk je uit naar nieuwe kansen en oplossingen voor onze uitdagingen Je bent klaar om je voor de lange termijn in te zetten en waardeert flexibiliteit en een goede balans. Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren Brieven, verslagen, nota's, ... opstellen en redigeren Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren Personeelsdossiers administratief opvolgen Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren De activiteiten van een team coördineren Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...) Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Wat krijg je van ons?

Wij geven jou een thuisgevoel door onze transparante en duurzame aanpak, in een team dat barst van ambitie. Je krijgt volop kansen om te leren en te groeien binnen een op maat gemaakt langetermijn plan. Wij bieden flexibiliteit in je werk en steunen een gezonde balans tussen werk en privé. Bovenop dat alles bieden we een marktconform salarispakket met tal van extralegale voordelen.