Office Manager | 30 tot 39h/w | Mond Aalter

Hoe ziet je dag eruit?

Heb jij ervaring in het aansturen van een team en het managen van een praktijk of departement? Heb jij ervaring in personeelsadministratie? Ben jij een sterk communicatief persoon en beschik jij over een goede dosis people management skills? Werk je graag in een team, maar kan je ook zelfstandig te werk gaan? Heb jij op al deze vragen ‘ja’ geantwoord? Dan zijn wij op zoek naar jou! Voor onze praktijk MOND Aalter zijn wij op zoek naar een enthousiaste officemanager om ons team te versterken. Als officemanager ben je verantwoordelijk voor het aansturen van alle medewerkers van de praktijken en het opvolgen en optimaliseren van de dagdagelijkse werking van de praktijken met ondersteuning van een officemanager die verantwoordelijk is voor de financiële administratie. Je rapporteert aan de hoofdtandarts en staat in nauw contact met ons MOND Service Center. Takenpakket Jouw takenpakket bestaat uit volgende werkzaamheden: Praktijkvoering Je bent verantwoordelijk voor de dagdagelijkse werking van de praktijk en de voortdurende verbetering ervan in tandem met de hoofdtandarts en de officemanager verantwoordelijk voor de financiële administratie, en met ondersteuning van het MOND Service Center (e.g agendabeheer, aankoop- en voorraadbeheer, …). Je bent verantwoordelijk voor en bemant de balie Je organiseert overleg binnen de praktijk en volgt de daaruit voortvloeiende actiepunten op in tandem met de hoofdtandarts. Je garandeert samen met de hoofdtandarts en het team een klantgerichte zorgverlening. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het team van tandartsen en praktijkmedewerkers, alsook voor leveranciers en externe partijen. Participatie aan de MOND Community Je neemt actief deel aan het officemanager overleg dat om de drie maanden plaatsvindt. Je neemt actief deel aan MOND-projecten en -initiatieven en draagt deze uit binnen de praktijk met ondersteuning van het MOND Service Center. Human Resources Je bent verantwoordelijk voor personeelsplanning en -administratie (e.g. uurroosters opstellen, registratie van afwezigheden, vakantieplanning, loonadministratie, ...). Je bent verantwoordelijk voor de rekrutering van medewerkers voor de praktijk met ondersteuning van het MOND Service Center. Je coacht en motiveert het team en voert functioneringsgesprekken met de praktijkmedewerkers. Je stimuleert opleiding en ontwikkeling van het team. Je stimuleert een positieve teamsfeer binnen de praktijk. Je organiseert teambuildings, praktijkbijeenkomsten, etc. Finance Je bent verantwoordelijk voor de maandelijkse boekhouding van de praktijk. Je bent verantwoordelijk voor de maandelijkse berekening en uitbetaling van erelonen voor de tandartsen.

Wie zoeken we?

Profiel Je bent minimaal in het bezit van een bachelor diploma (bij voorkeur medical management assistant, officemanagement of bedrijfsmanagement/kmo-management) of hebt professionele ervaring opgebouwd in een gelijkaardige functie Je hebt ervaring met leidinggeven en het aansturen van een team Je hebt ervaring met het managen van een praktijk of departement Je hebt ervaring in personeelsadministratie Je bent een sterk communicatief persoon Je beschikt over een goede dosis people management skills Je hebt een positieve en verzorgde uitstraling Je beschikt over een vlotte en professionele omgang met het team en patiënten Je functioneert goed zowel in groep als individueel Je kan goed met verschillende computertoepassingen werken (Microsoft Office, Microsoft Outlook, kennis van Dentadmin is een plus) Je bent Nederlandstalig en kan je vlot uitdrukken in het Engels Brieven, verslagen, nota's, ... opstellen en redigeren Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren Telefonische oproepen en bezoekers filteren Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...) Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...) Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren Professionele informatie en reglementering bijwerken Documenten archiveren en klasseren Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen De leveringen controleren Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Wat krijg je van ons?

Wie zijn wij? Bij MOND Tandartsenpraktijken werken we elke dag aan hoogkwalitatieve mondzorg gebracht door een professioneel team en gebaseerd op individuele noden. Wij brengen tandartsen, tandspecialisten en tandlabo samen onder één dak om op een kwalitatieve manier een gepast antwoord te bieden op elke tandheelkundige vraag of ingreep. Bij ons kom je terecht in een jong en enthousiast team waarbij innovatie voorop staat. Wat bieden wij? Wij bieden jou een deeltijds contract (minstens 30h) van onbepaalde duur – met een marktconform loon op basis van jouw anciënniteit, aangevuld met maaltijdcheques, GSM-vergoeding, eindejaarspremie, woon-werkvergoeding en hospitalisatieverzekeringen na 6m anciënniteit. Je krijgt de mogelijkheid om opleidingen te volgen volgens jouw noden, zodat je je verder kan ontwikkelen in jouw rol als officemanager. Je wordt dagdagelijks ondersteund door ons MOND Service Center op vlak van kwaliteit, communicatie, financiële administratie, personeelsadministratie en rekrutering. Heb je interesse in deze functie? Stuur je CV en motivatiebrief per mail naar personeel@uwmond.be. Plaats van tewerkstelling MOND Aalter : Brouwerijstraat 44, 9880 Aalter

Wat verwachten we van jou?

• Bachelor
• Minstens 2 jaar ervaring