Hoe ziet je dag eruit?
Als HR- en Office Management Assistent speel je een cruciale rol in de ondersteuning van het management, de dienst financiën, de dienst communicatie en het projectteam.
Je beheert operationele taken op vlak van office management en je ondersteunt het management in diverse administratieve en organisatorische taken. Je bereidt meetings en conferenties voor en levert hiervan verslagen op. Je volgt de timings van de projecten en de uurbesteding van de teamleden op zodat je dit kan verwerken in de project- en loonadministratie.
Na een inwerkperiode ben je eveneens verantwoordelijk voor het correct en tijdig doorgeven van loonadministratie (payroll) en contracten aan het sociaal secretariaat.
Je houdt vinger aan de pols op vlak van HR-beleid, extra legale voordelen en andere personeelsregelingen. Jouw scherp inzicht in HR-processen, afspraken en regels helpt de organisatie soepel te functioneren.
Daarnaast ontzorg je de manager en het team door proactief zaken op te pakken en bij te dragen aan efficiënte werkprocessen. Je ondersteunt het team met jouw praktische know-how. Jouw rol vraagt om discretie, nauwkeurigheid, verantwoordelijkheid en het vermogen om overzicht te behouden in een kleine maar dynamische werkomgeving.
Wie zoeken we?
Jouw profiel:
●
Je wil graag werken in een groeiend, internationaal team in het hart van Brussel.
●
Je hebt ervaring met payroll en loonadministratie, bij voorkeur in samenwerking met een sociaal secretariaat.
●
Je bent een pro in het werken met MS Office (Word, Excel, Outlook) en andere administratieve tools. Een Google werkomgeving is jou niet vreemd.
●
Een organisator met een hands-on mentaliteit? Dat typeert jou helemaal.
●
Je hebt kennis van HR-processen of een sterke interesse om hierin verder te ontwikkelen.
●
Je wordt enthousiast van het idee om jouw proactieve houding in te zetten om het management en het team actief te ondersteunen en te ontzorgen.
●
Discretie is één van jouw sterkste persoonlijkheidskenmerken.
●
Je behaalde minimum een bachelor in een relevant domein (bedrijfsmanagement, finance, HR of communicatie).
●
Je spreekt Nederlands en hebt een zeer goede kennis van het Engels.
Het administratieve personeelsbeheer opvolgen: Werving (cv's sorteren, antwoorden op kandidaturen, ...)
Documenten voor de opvolging en het beheer van het personeel opmaken en actualiseren (sociale overzichtstabellen, salaristabellen, planning van vakanties, ...)
Vergaderingen van de projectgroep organiseren Verslagen opstellen
Brieven, verslagen, nota's, ... opstellen en redigeren
Personeel inlichten over sociaal recht en specifieke kenmerken van de organisatie
Vliegtuigtickets, tickets voor vertoningen, restaurantreserveringen boeken of bevestigen voor de klanten
HR-documenten opstellen: Functieprofielen, vacatures
Individuele dossiers van werknemers opvolgen en updaten De wettelijke aangifte indienen
Notities nemen die worden gedicteerd of integraal noteren wat er gezegd wordt tijdens vergaderingen, conferenties, ...
Administratie en documentenbeheer uitvoeren
Verslagen van vergaderingen opstellen De besluiten verspreiden
Loongegevens invoeren (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen, ...)Loonstrookjes controleren
Nieuwe werknemers verwelkomen en hun integratie bevorderen
Wat krijg je van ons?
Seascape voorziet een aantrekkelijke verloning en extra legale voordelen (inclusief 13e maand, maaltijdcheques, DKV medische verzekering inclusief hospitalisatie, ambulante kosten en tandverzekering, …). Het salaris is evenredig met de ervaring van de succesvolle kandidaat.
Niet meer bewaren