Hoe ziet je dag eruit?
Hoofddoel van de functie
Als administratief medewerker zal je een veelheid aan verschillende administratieve taken verzorgen ter ondersteuning van een vaste dienst of persoon.
Je kan ook organisatiebreed ingezet worden om de administratie te verzorgen daar waar de noden op dat moment hoog zijn.
UITVOERENDE TAKEN
Verzorgen van allerhande administratieve taken ter ondersteuning van het afdelingshoofd financiën, de adjunct financieel directeur en de financieel directeur.
Verzorgen van administratieve taken omtrent beslissingen die genomen worden op diverse beleidsniveau’s (bijvoorbeeld gemeenteraad, schepencollege, raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau, … ) : Voorbereiding / verwerking / afhandeling : opmaken van ontwerpbeslissingen, briefwisseling interne en externe klanten, nota’s, administratie naar voogdij-overheid, besluitenlijsten, uittreksels enzoverder.
Verzorgen van administratieve taken eigen aan de dienst : Boekingen uitgaande facturatie van alle diensten, boekingen inkomende facturatie, boekhoudkundige controle van in- en uitgaande facturatie betreffende de juistheid van gegevens, opmaken en opvolgen van de bestelbonnen, bijhouden van diverse gegevensbestanden, voorbereiding van diverse briefwisseling, opvolgen van crediteurs en debiteurs, opmaken en verwerken van belastingskohieren, … .
Burgers correct informeren (loketfunctie, telefonisch, schriftelijk).
Archivering.
Volgen van bijscholingen.
Voormelde taken zijn niet beperkend en kunnen te allen tijde worden aangepast aan nieuwe evoluties of organisatorische accenten binnen het bestuur Kalmthout.
Verdere informatie kan je terugvinden in de bijgevoegde brochure.
Wie zoeken we?
Grondige administratieve vakkennis- en vaardigheden die vereist zijn voor de uitvoering van de functie.
Grondige kennis van Word, Excel en Outlook.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Taalvaardig (mondeling en schriftelijk) bij het verder helpen en/of doorverwijzen van interne en externe klanten.
Beschikken over algemene kennis van een lokaal bestuur.
Flexibiliteit inzake werkuren (permanentie en openingsuren);
Brede kijk op mens en maatschappij;
Stressbestendig.
Zorgvuldig.
Integer.
Meer informatie over de competenties vind je terug in het bijgevoegd formulier.
Kopieerwerk verrichten
Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
Documenten coderen, klasseren en archiveren
Wat krijg je van ons?
Een hospitalisatieverzekering wordt aangeboden en ten laste genomen door het lokaal bestuur Kalmthout. Gezinsleden kunnen tegen een voordelig tarief ook aangesloten worden.
Elektronische maaltijdcheques worden aangeboden t.b.v. 8,00 € per prestatie van 07u36 waarvan 1,09 € zelf ten laste wordt genomen.
Elektronische eco-cheques worden aangeboden t.b.v. 100 € per persoon per VTE per jaar. Je moet wel voldoen aan bepaalde voorwaarden om rechten te openen.
Indien je je met de fiets van en naar het werk verplaatst, ontvang je hiervoor ook een vergoeding van 0,35 €/km.
Volledige ten laste name openbaar vervoer in het kader van woon-werk verkeer.
Indien je reeds in het verleden gewerkt hebt in de privésector of als zelfstandige en indien de ervaring relevant is voor de functie, kunnen deze jaren meegerekend worden als anciënniteit bij de berekening van je maandwedde.
Indien je reeds voor een ander openbaar bestuur hebt gewerkt, kunnen ook deze jaren meetellen als anciënniteit. Je dient dit te bewijzen aan de hand van tewerkstellingsattesten en functiebeschrijvingen.
Een bruto-aanvangswedde van € 2 349,46 en een bruto-eindwedde van € 4 300,11 (op maandbasis, 38/38).
Het bedrag van je netto maandwedde is afhankelijk van je niveau en trap binnen onze vastgestelde weddeschalen (in functie van verworven anciënniteit) en van je persoonlijke situatie (burgerlijke staat, personen ten laste enz.,…). Je kan steeds een weddesimulatie bekomen bij de dienst personeel en organisatie.
Goede balans werk/privé, tijd en plaatsonafhankelijk werken.
Gunstige verlofregeling.
Diverse opleidingsmogelijkheden.
2de pensioenpijler.
Mogelijkheid tot fietslease (hiervoor moet je aan bepaalde voorwaarden voldoen)
Wat verwachten we van jou?
Deel deze job met anderen
Niet meer bewaren