Hoe ziet je dag eruit?
Beheer van correspondentie : beantwoorden van e-mails en telefoongesprekken, behandelen van aanvragen en informatie doorgeven aan de betrokken personen.
Administratieve opvolging : opstellen, controleren en archiveren van administratieve documenten zoals facturen, bestelbonnen, rapporten en andere noodzakelijke documenten voor een goede werking.
Organisatie en planning : organiseren van afspraken, vergaderingen en coördineren van de agenda’s van de manager en andere teamleden.
Beheer van klanten- en leveranciersdossiers : bijwerken van informatie, beantwoorden van vragen en opvolgen van betalingen en vervaldata.
Ondersteuning van de operationele taken : opvolgen van werkbonnen van werknemers, ervoor zorgen dat alle benodigdheden beschikbaar zijn, en indien nodig coördineren met andere afdelingen.
Basisboekhouding : assisteren bij de voorbereiding van facturen, opvolgen van betalingen en helpen met het beheer van leveranciers- en klantrekeningen.
Ondersteuning van personeelszaken : soms helpt de assistente met het beheer van afwezigheden, werkroosters en communicatie met medewerkers.
De functie vereist organisatievermogen, goede communicatie, nauwkeurigheid en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren om de administratieve processen soepel te laten verlopen.
Wie zoeken we?
Opleiding en kwalificaties :
Diploma in administratie, management of een gerelateerd vakgebied.
Eerdere ervaring als administratief assistente of in een vergelijkbare functie is een pluspunt.
Communicatievaardigheden :
Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
In staat om op een professionele manier met verschillende gesprekspartners te communiceren.
Beheersing van kantoorsoftware :
Goede kennis van kantoorsoftware zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
Kennis van projectmanagementtools en boekhoudsoftware is een pluspunt.
Organisatie en tijdmanagement :
Uitstekende tijdmanagementvaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren.
In staat om effectief te organiseren en prioriteiten te stellen om deadlines te halen.
Nauwkeurigheid en aandacht voor detail :
Zorgvuldigheid bij het beheren van documenten en invoeren van informatie.
Vaardigheid om fouten op te sporen en te corrigeren om de kwaliteit van het werk te waarborgen.
Vertrouwelijkheid en discretie :
Het vermogen om gevoelige informatie discreet te behandelen.
Respect voor vertrouwelijkheidsbeleid en persoonsgegevens.
Aanpassingsvermogen en flexibiliteit :
Vermogen om zich snel aan te passen aan veranderingen en verschuivende prioriteiten.
Bereidheid om nieuwe taken te leren en extra verantwoordelijkheden op zich te nemen.
Probleemoplossend vermogen :
Proactieve probleemoplossende vaardigheden en het vermogen om oplossingen te vinden.
Initiatief nemen in dagelijkse taken.
In teamverband en zelfstandig kunnen werken :
Teamgeest en vermogen om samen te werken met andere medewerkers.
Zelfstandigheid in het beheren van toegewezen taken en in staat om met minimale supervisie te werken.
Dienstgerichtheid en klantrelaties :
Klantgericht om tegemoet te komen aan de behoeften van interne en externe klanten.
Positieve en hoffelijke houding tegenover collega’s en klanten.
Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
Personen onthalen en hun vraag identificeren
De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen
Kopieerwerk verrichten
Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noteren
Documenten coderen, klasseren en archiveren
Niet meer bewaren