Administratief medewerker Stedelijk Kunstonderwijs

Hoe ziet je dag eruit?

Heb je sterke affiniteit met onderwijs en/of kunsten? Wil je graag meewerken aan de administratieve opvolging en vereenvoudiging van onze Stedelijke Academies voor Beeld en Podiumkunsten? Ben jij die gedreven administratieve duizendpoot die zowel voor als achter de schermen het eerste aanspreekpunt voor collega’s, ouders en leerlingen kan zijn? Dan ben jij misschien de geknipte kandidaat voor deze functie. Als administratief medewerker Deeltijds Kunstonderwijs (DKO) zorg je mee voor een professionele, efficiënte en klantvriendelijke administratie. Je bent daarbij het gezicht voor ouders, leerlingen en leerkrachten en staat in voor o.a.: Het opvolgen van de administratieve taken rond het veiligheidsbeleid. Je neemt hierbij een signaalfunctie op naar het directieteam en de Stedelijke dienst preventie. Je werkt documenten met betrekking tot veiligheid bij in kader van (wijzigende) regelgeving, actieplannen,… Je bent een helpende hand bij het oplijsten van gevaarlijke stoffen, inventariseert - samen met de leraren - werkmaterialen,… Je volgt de interne opleiding EHBO-helper en kleine blusmiddelen en schoolt hierin jaarlijks bij. Je controleert de EHBO-koffers en vult aan wanneer nodig. Je ondersteunt bij de organisatie van jaarlijkse evacuatieoefeningen in de hoofdschool en filialen, lijst actiepunten uit deze oefeningen op en activeert de betrokken collega’s, diensten,… om deze aan te pakken. Een warm, correct en klantgericht onthaal (zowel telefonisch, digitaal als aan de onthaalbalie) van nieuwe cursisten, reguliere cursisten, ouders, leraren, externe bezoekers, leveranciers, juryleden, enz. Je verstrekt daarbij correcte informatie over de werking (uurroosters, studierichtingen, activiteiten, evaluaties, enz.). Een vlotte en correcte afhandeling van allerhande administratieve en ondersteunende taken om de efficiënte werking van de academie te garanderen, waarvan onderstaande opdrachten deel kunnen uitmaken: Toezicht houden op leerlingen en gebouw. Leerlingen verwittigen bij ziekte leerkrachten. Opvolgen en afhandelen van e-mail gericht aan het onthaal. Beschikbaar houden en/of verdelen (onder de leraren) van allerhande formulieren (bv. in verband met evaluaties, opleidingen …). Uitvoeren van allerhande kopieerwerk. Helpen met inschrijvingen van leerlingen. Je bent de back-up van de administratief medewerker financiën. Dit houdt in dat je bestelbons opmaakt, offertes opvraagt, leveringen controleert en facturen goedkeurt bij afwezigheid of drukke periodes van jouw collega.

Wie zoeken we?

Je bent geëngageerd, nauwkeurig en je werk is betrouwbaar. Je werkt graag in teamverband en maakt onderling goede afspraken. Tegelijk kan je ook zelfstandig je taken plannen en uitvoeren. Je bent positief ingesteld en neemt verantwoordelijkheid op met het oog op een positieve samenwerking. Je bent klantvriendelijk en kan vlot communiceren. Je hebt een goede basiskennis van het MS Office Softwarepakket. Je bent bereid om nieuwe academiespecifieke softwarepakketten aan te leren. Je uurrooster bestaat structureel uit avond- en weekendwerk. Je zal actief zijn in beide academies, maar je werkplek is vooral op de site Leenstraat (SASK). Je bent bereid jou flexibel op te stellen in functie van de noden van de academie. Je bent stressbestendig. Je hebt affiniteit met kunst en kunstonderwijs. Je bent in het bezit van een diploma hoger secundair onderwijs. Je werkt halftijds. Personen onthalen en hun vraag identificeren Kopieerwerk verrichten Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noteren

Wat krijg je van ons?

Een aantrekkelijke verloning volgens de barema’s van het Deeltijds Kunstonderwijs (salarisschaal 202). Anciënniteit uit het onderwijs kan meegenomen worden. Ruime opleidings- en loopbaanmogelijkheden. Je presteert gemiddeld drie dagen per week. Het uurrooster wordt in onderling overleg afgesproken, en kan afwijken in functie van de noden van de academie. De verlofregeling is afgestemd op de schoolvakanties. Als halftijds administratief medewerker presteer je tijdens de zomervakantie (periode 1-6 juli en 16-31 augustus) 5 werkdagen. Deze worden onderling in het team en met het Hoofd Administratie bepaald. Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. Een fietsvergoeding.

Wat verwachten we van jou?

• Geen ervaring nodig