Administratief bediende Facility

Nieuw

bij Glowi via VDAB - Paal - Voltijds - ref: 70064214

Hoe ziet je dag eruit?

Je bent het aanspreekpunt voor onze interne medewerkers voor alle facilitaire vragen, gaande van infrastructuur tot kantoorbenodigdheden. Je werkt hiervoor met een online ticketsysteem en via een facility-mailbox. Je beantwoordt alle telefonische oproepen bestemd voor de facility-afdeling. Je zorgt voor correcte en up-to-date informatie op ons interne platform SharePoint. Je verwerkt bestellingen, leveringen en innames van allerlei materialen verbonden aan de in- en uitdiensttreding van medewerkers. Je verzorgt de algemene administratie verbonden aan onze huurpanden: registratie van huurcontracten, aanvraag en opvolging van bankgarantie en betalingsopdrachten, brandverzekering, overname van contracten voor water, elektriciteit en gas, en de verwerking van stopzettingen. Je verzorgt de opvolging van parkeercontracten. Je staat in voor het beheer van postvolmachten, Sabam, Reprobel en andere wettelijke verplichtingen. Je beheert de split-billing van mobiele telefonie. Je zorgt voor ad-hoc administratieve ondersteuning van het team.

Wie zoeken we?

Je bent in het bezit van een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring. Je bent een echte teamspeler, die ook zelfstandig kan werken. Je bent een geboren multitasker die het takenpakket correct kan prioritiseren. Alle ballen tegelijkertijd in de lucht houden? Bring it on! Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel gesproken als geschreven. Een vlotte communicatie met collega’s, leveranciers en klanten is een must! Je hebt een goede kennis van Microsoft Office. Je bent een administratieve duizendpoot en werkt uiterst nauwkeurig. Je beschouwt medewerkers als interne klanten en gaat voor hen tot het uiterste. Je bent proactief en flexibel ingesteld, hebt een hands-on mentaliteit en bent een echte problem solver. De dagelijkse uitdagingen tackel je moeiteloos. Je bent bereid en flexibel om één dag per week in Wommelgem te werken, de overige dagen werk je vanuit ons Shared Service Center in Paal. Personen onthalen en hun vraag identificeren De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen Bestellingen plaatsen Administratieve dossiers samenstellen Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren Telefonische oproepen aannemen Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners Een boodschap noteren Documenten coderen, klasseren en archiveren

Wat krijg je van ons?

Je komt terecht in een financieel gezond bedrijf in volle expansie, waar we beseffen dat onze mensen het verschil maken. Getuige daarvan is het label Great Place To Work®. Je werkomgeving is dynamisch en familiaal. We doen er alles aan om ervoor te zorgen dat je je snel thuis voelt. Onze kantoren zijn fris ingericht en makkelijk bereikbaar. Daarnaast krijg je de mogelijkheid om structureel te telewerken, want flexibiliteit en een goede werk-privébalans blijven belangrijk. Je krijgt een marktconform salaris in overeenstemming met je competenties en ervaring. Bovendien bieden we een aantrekkelijk pakket aan extra-legale voordelen.